Startnota voor "een Dorpsraad voor Eksaarde"
Inhoud:
1. Doelstelling en Strategie
2. Gebiedsomschrijving
3. De Dorpsraad:
3.1. Participanten
3.1.1. Verenigingen
3.1.2. Individu's
3.1.3. Specialisten
3.1.4. Beleid en politiek
3.1.5 Pers
3.2. Vergaderfrequentie
3.3. Vergaderplaats
3.4. Agenda
3.5. Wijze van uitnodigen
3.6. Wijze van vergaderen
3.7. Verslaggeving
4. Structuur:
4.1. Kern en Secretariaat
4.2. Thematisch Werkgroepen
4.3. Werkgroepen adhoc
5. Werkingsmiddelen, financieren
6. De initiatiefnemers bij de oprichting.
7. De participerende verenigingen.
Startnota voor "een Dorpsraad voor Eksaarde":
1. Doelstelling en strategie
De doelstelling van de Dorpsraad is het ijveren voor het ALGEMEEN belang van Eksaarde en zijn bevolking, door:
het informeren en sensibiliseren van de bevolking.
spreekbuis te zijn naar het beleid en dit op de verschillende niveau 's.
forum te vormen waarop alle Eksaardenaren van ideeën kunnen wisselen en
waar gemeenschappelijke aandachtspunten kunnen besproken worden.
een positieve uitstraling te bevorderen van Eksaarde als dorpsgemeenschap
met zijn specifieke eigenheid.
2. Gebiedsomschrijving
De dorpsraad heeft als gebiedsomschrijving de straten en wijken behorende toe en aanleunende bij de vroegere omschrijving van Eksaarde-Centrum, Dam
(stukje Moerbeke), Ganzendries, Rechtstraat (grondgebied Doorslaar).
3. De Dorpsraad
De gesprekken in de dorpsraad kunnen leiden tot:
adviezen naar het beleid.
algemene besluiten en beslissingen.
daadwerkelijke acties
gemandateerde, persoonlijke contacten met beleidsvoerders en/of -organen.
3.1. Participanten:
De Dorpsraad is publiekelijk en staat dus open voor alle Eksaardenaren, ongeacht de leeftijd, die de doelstellingen en strategiëen uit punt 1 kunnen onderschijven en dit in een sfeer van openheid en
eerlijkheid.
3.1.1. Verenigingen:
Aan elke vereniging wordt een contactadres gevraagd
langs waar de communicatie met de vereniging kan gebeuren.
3.1.2. Individu's:
Alle inwoners van de gebiedsomschrijving Eksaarde
kunnen deel uitmaken van de Dorpsraad.
3.1.3. Specialisten:
lndien nodig kunnen externe personen als deskundige of
ervaringsgetuige uitgenodigd worden.
3.1.4. Beleid en politiek:
Alle Eksaardse mandatarissen worden uitgenodigd.
Ze worden geacht het partij-politiek-neutrale karakter van de Dorpsraad
te respecteren. Elke raad wordt het lokale beleid (gemeentebestuur)
uitgenodigd zich door een afvaardiging te laten vertegenwoordigen.
3.1.5. Pers:
Gezien de vergaderingen van de dorpsraad publiekelijk zijn, zijn
deze ook voor de pers toegankelijk.
3.2. Vergaderfrequentie:
De Dorpsraad komt een maal per maand samen, op een vaste vergaderdag.
3.3. Vergaderplaats:
De vergaderingen gaan door op politiek - neutraal terrein, bij voorkeur in een officiële locatie van de stad, welke door het stadsbestuur gratis ter beschikking wordt gesteld.
3.4. Agenda:
De ontwerpagenda van de Dorpsraad wordt vastgesteld op de
voorafgaande vergadering. Bijkomende en dringende punten worden liefst
vooraf ingediend via de kernleden of via e-mail en worden bij het begin van
de vergadering aan de agenda toegevoegd.
De varia worden eveneens bij het begin van de vergadering opgevraagd.
De varia worden behandeld op het einde van de vergadering.
Men streeft er naar om de vergaderingen stipt te laten beginnen om 20uur en
af te sluiten om 22uur.
3.5. Wijze van uitnodigen:
De dorpsbewoners worden uitgenodigd via allerlei kanalen zoals:
de Lokerse lnfokrant
de Gezoarse weetjes.
het parochieblad.
kleine raamaffiches op enkele vaste plaatsen bij o.a. de plaatselijkemiddenstand.
website
3.6. Wijze van vergaderen:
De samengestelde kern leidt de vergadering. Hieruit komt de (eventueel vlottende) gespreksleider.
Tussenkomsten dienen zich strikt te beperken tot het onderwerp.
Alle relevante meningen moeten aan bod kunnen komen.
Er wordt niet gestemd. Beslissingen en besluiten worden genomen in een sfeer van consensus. Men vermijdt een verdeeld advies.
Bij tussenkomsten dienen de sprekers vooraf te vermelden of de tussenkomst in eigen naam, dan wel in naam van een vereniging gebeurt.
Bij tussenkomsten dient men steeds bet algemeen belang voor ogen te houden.
Tussenkomsten mogen nooit rechtstreeks personen aanvallen of beledigen.
De gespreksleider kan ten allen tijde iemand het woord ontnemen om het gesprek terug in goede banen te leiden.
3.7. Verslaggeving:
In het begin van de vergadering wordt een verslaggever
aangeduid en worden de notulen van de vorige vergadering goedgekeurd.
In de verslaggeving worden enkel de besluiten en concrete adviezen en
acties genoteerd.
Als concrete zaken moeten uitgevoerd worden, wordt telkens een
verantwoordelijke en een streefdatum vermeld.
Tijdens de vergadering gaat een aanwezigheidslijst rond waarop naam en
adres plus eventueel het emailadres en de vereniging wordt vermeld.
Het verslag van de vergadering wordt bezorgd aan de aanwezigen en de
verontschuldigden, aan de pers, aan het schepencollege en aan alle fracties
van de gemeenteraad.
Een samenvatting van het verslag wordt verspreid via andere kanalen zoals,
eigen website, publieke aankondigingen en een bestand van emailadressen.
Op een centrale plaats kan een advertentiekast worden gehangen waarin het vergaderverslag wordt opgehangen. Zo is elke Eksaardenaar in de
mogelijkheid om het verslag te lezen.Bij de kernleden kunnen eveneens
verslagen opgevraagd worden.
4. Structuur:
4.1. Kern en Secretariaat
De kern neemt op zich om:
de Dorpsraad voor te bereiden.
de uitnodigingen te verzorgen.
gevolg te geven aan de adviezen en/of besluiten van de Dorpsraad en hierover te rapporteren tijdens de vergaderingen.
een secretariaatadres te bepalen.
het secretariaat te organiseren.
te waken over het financieel beheer van de werkingsmiddelen.
De kern bestaat uit inwoners van Eksaarde, niet mandatarissen, die op
neutrale en objectieve wijze willen samenwerken en zich willen engageren
om de hierboven omschreven taken uit te voeren.
De kern moet ruim genoeg zijn.
4.2. Thematische werkgroepen
Uit de Dorpsraad kunnen thematische werkgroepen ontstaan zoals:
Milieu
Verkeer
Dienstverlening
Ruimtelijke ordening
Jeugd
Verenigingsoverleg
4.3. Werkgroepen adhoc
Uit de dorpsraad kunnen, rond een wel bepaalde problematiek, tijdelijke
werkgroepen ad-hoc, ontstaan.
Bij het oprichten van een ad-hoc-werkgroep bepaalt de dorpsraad de duur en
het mandaat. De dorpsraad kan de bestaansduur verlengen en het mandaat
uitbreiden. Op het einde van zijn termijn brengt de werkgroep op de
vergadering een bondig verslag naar voor. Volgens noodzaak kan de
opvolging ook gebeuren tijdens de werkingsperiode.
5. Werkingsmiddelen, financiering
Om de werking van de Dorpsraad optimaal en neutraal te laten verlopen is een minimum aan financiële ademruimte noodzakelijk. Men dient er echter op te letten
dat de energie en tijd die gestoken wordt in acties om voldoende financiële
middelen te verzamelen, niet ten koste gaat van de permanente werking van de dorpsraad zelf.
Financiële ademruimte kan bekomen worden door:
een ereburgerschap aan te bieden aan de Eksaardse bevolking. In ruil wordt iets origineels terug geschonken.
een beperkte sponsering voor drukwerk
gebruik van kosteloze vergaderaccommodatie.
diverse vormen van subsidies.
een zuinige werking na te streven.
6. De initiatiefnemers bij de oprichting zijn:
Peter Van De Vijver, Marc Duym, Bart Roels, Pascal Querter, Marleen De
Schoenmaker, Hilde De Boes, Rik Dierick, Ronny Van Driessche, Luc Vervaet,
Johan Bulens, Willy Opsomer.
7. Participerende verenigingen zijn: